2022 YILI SEDEP SIKÇA SORULAN SORULAR- 3
- Soru 1: Program rehberinde “Programda Desteklenecek SKA’lar ve Öncelikler Bazında Örnek Destek Konuları” bölümünde örnek konulardan biri olarak “Evde bakım/sağlık hizmetleri alanında çalışan kurumların mobil bakım/takip sistemlerini geliştirmek üzere hazırlanan projeler” yer almaktadır ancak araç satın alma ve kiralama maliyetlerinin destek programı kapsamında uygun maliyet olmadığı ifade edilmiştir. Bu durumda mobil bakım hizmetlerine yönelik nasıl projeler sunabiliriz?
Cevap 1: Program amaç ve önceliklerine uygun alanlarda hazırlayacağınız projelerde mobil sağlık, eğitim vb. hizmetlerin sunumunu içeren faaliyetler olması durumunda, bu faaliyetlerin gerektirdiği araç ve ekipmanlardan proje için gerekli olan ancak destek programı rehberinde uygun maliyetler arasında yer almayan kalemler için Başvuru Sahibi veya varsa proje ortak ve iştirakçileri bu kalemlerin teminini yapıp ayni katkıları olarak projeye hibe edebilirler. Araç alımı dışında mobil hizmetin tasarımı, sunumu için gerekli olan diğer maliyet kalemlerini ise programın uygun maliyetleri arasında yer almaları koşuluyla proje bütçesine dahil edebilirler. Bu öneriyle birlikte Program Rehberinde yer alan örnek proje konularının Başvuru Sahipleri için sadece fikir verme amacıyla hazırlandığını, örnek proje konularında sunulan projelerin/taleplerin doğrudan destekleneceği anlamı çıkarılmaması gerektiğini tekrar hatırlatırız.
- Soru 2: Kamu kurumuyuz ve proje faaliyetimiz için özel bir izin almamız gerekmiyor. Bu durumda KAYS “Destekleyici Belgeler” kısmında izin belgesiyle ilgili bölüme nasıl bir belge yüklememiz gerekir?
Cevap 2: KAYS proje başvurusu “Destekleyici Belgeler” bölümünde “İzin ruhsat gerekli ek belgeler” ismiyle yer alan belge türü, tüm projeler için zorunlu olarak talep edilmektedir. Bu bölüme “projenin uygulanması için mevzuat gereğince ilgili makamlardan alınması gerekli olan her türlü izin, ruhsat, yetki, lisans gibi belgeler (Ör: Kültür Tabiat Varlıkları Koruma Kurulu izni, ilgili Bakanlıklardan izin ve yetki belgeleri vb.)” yüklenmesi beklenmektedir. Eğer proje ve ilgili tüm faaliyetlerinin uygulanması için herhangi bir izin ya da yetki belgesi gerekmiyorsa bu durumda Başvuru Sahipleri, Ajans Genel Sekreterliğine yönelik resmi bir beyan dokümanı hazırlayarak, sundukları projenin uygulanması için “herhangi bir mevzuat kapsamında ve herhangi bir makamdan hiçbir izin, ruhsat, yetki, lisans gibi belgenin gerekmediğini” ifade etmeleri, bu beyanı Başvuru Sahibi kurum adına yetkili kişi ve kişilerce imzalatıp taralı olarak KAYS ilgili bölümüne yüklemeleri gerekmektedir.
- Soru 3: Proje başlangıcı itibarı ile ofis kiralamasını proje bütçesinden yapabilir miyiz?
Cevap 3: SEDEP kapsamında proje faaliyetlerinin yürütülmesi için “müstakil bir ofis” kiralanıyorsa söz konusu ofisin kirası, proje bütçesinde “Yerel Ofis Maliyetleri” bütçe kalemi altında yazılarak uygun maliyet olarak değerlendirilebilir. Bununla birlikte söz konusu maliyetin uygun olarak değerlendirilebilmesi için projenin uygulama süresi (proje destek sözleşmesi imzalandıktan sonra proje için öngörülen tamamlanma süresine kadar) içinde gerçekleşmesi gerekmektedir. Başvuru sahibi veya ortağı tarafından kullanılmakta olan mevcut ofislerin kira bedellerinin proje bütçesinde yer alan “Yerel Ofis Maliyetleri” bütçe kalemine yazılması uygun değildir, mevcut ofislerin sadece proje için kullanılan kısmının giderleri proje bütçelerinde “idari giderler” başlığı altından karşılanabilmektedir.
- Soru 4: Proje süresince proje danışmanı ödemesini de proje bütçesine dahil edebilir miyiz? Proje danışmanı proje yürütme deneyimine sahip olmak zorunda mı?
Cevap 4: Bakınız Sıkça Sorulan Sorular- 1. Set Soru 5-Cevap 5.
Soru 5: Destek ödemelerinde ön ödeme şirketler için de %60 mı? Ajans destek tutarının %60’ını ödeyince proje yararlanıcıları da kendi katkılarını (eş finansmanı) eş zamanlı olarak ödemek zorunda mıdır?
Cevap 5: Program rehberi “5.4. SÖZLEŞME SÜRECİ” bölümünde belirtildiği üzere proje başvurusunun başarılı bulunması ve destek kararını takiben, Ajansın sağlayacağı tahmini destek tutarı ile uygulamaya ilişkin hususlar başvuru sahibi ile Ajans arasında imzalanacak bir sözleşmeye bağlanır. Rehberin aynı bölümünde ödemeye yönelik maddelerde ön ödeme ve diğer ödemelere dair hususlar “Sözleşmede belirtilen süre içerisinde, kabul edilebilir nitelikteki teminat şartının (işletme statüsündeki yararlanıcılardan her bir proje için sözleşmede öngörülen destek tutarının yüzde onundan az olmamak kaydıyla teminat alınır) yararlanıcı tarafından yerine getirilmiş olması kaydıyla, destek miktarının %60’ı yararlanıcıya ait sözleşmede belirtilen proje hesabına ön ödeme olarak aktarılır. Ajans tarafından ön ödeme sonrasında yapılacak diğer ödemeler, hakediş esasına göre gerçekleştirilir. Buna göre, ön ödeme tutarının ve aynı oranda eş finansman tutarının usulüne uygun harcandığını gösteren belgelerin ara/nihai raporlarla birlikte Ajans’a sunulması, ilgili raporların Ajans tarafından incelenip uygun bulunması ve onaylanmasından sonra; (sözleşmede aksi belirtilmediği takdirde) ara ödeme ve nihai ödeme aşamalarında yapılacak ödeme oranları destek sözleşmesinde belirlenir. Yararlanıcı tarafından ilgili raporlar Ajans’a sunulmadan ve usulüne uygun ödeme talebinde bulunulmadan hiçbir ödeme yapılmaz” şeklinde belirtilmiştir.
Rehberde yer alan bilgiler tüm başvuru sahiplerimize yöneliktir, bununla birlikte proje destek sözleşmesinde ön ödeme ve diğer ödeme miktarları projenin teknik ve mali değerlendirme ve Genel Sekreter incelemesi aşamalarında yapılacak risk değerlendirmesine göre değişebilmektedir. Başarılı olan projelerin başvuru sahipleri ile sözleşme süreci hakkında bilgilendirme toplantıları yapılmaktadır. Ödemelerin de dahil olduğu uygulama sürecine yönelik detaylı bilgiler, bu toplantılarda yararlanıcılara aktarılacaktır.
- Soru 6: Yeni kurulmuş bir firma olarak proje başvurusu yaparken teknik ve finansal değerlendirmede kendimizi hangi kalemlerle daha güçlü gösterebiliriz?
Cevap 6: Program rehberi “5.2.TEKNİK VE MALİ DEĞERLENDİRME” bölümünde projelerin değerlendirilmesi sırasında kullanılacak değerlendirme tablosu yer almaktadır. Burada projelerin hangi başlıklar altında hangi kriterlere göre değerlendirilecekleri, başlıklar kapsamında varsa eşik değerler ve başarılı sayılma koşulları detaylandırılmış durumdadır. Başvuru sahipleri buradaki kriterleri inceleyerek projelerini hangi alanlarda güçlendirmeleri gerektiği hakkında fikir edinebilirler.
Cevap 7: Kamu görevlilerinin maaşları projede çalıştıkları süre oranında, belgelendirilmek koşuluyla yararlanıcının (ortaklar dâhil) eş finansmanı olarak kabul edilebilmektedir. Projede eş finansman olarak kamu görevlilerinin maaşlarının gösterilmesi halinde, söz konusu kamu görevlilerinin proje için çalışacakları gün sayısının brüt maaşlarına oranının projenin eş finansman tutarını karşıladığından emin olunması gerekmektedir. Kamu kurumları başvuru sahibi veya ortaklar, proje bütçesine maaş yazarken brüt maaş tutarlarını yazmalıdır.
- Soru 8: Proje yazma konusunda Ajansın ne gibi bir desteği mevcut? Bu konuda teknik danışmanlık alabilir miyiz?
Cevap 8: Ajansımız ilimizdeki proje hazırlama kabiliyetlerinin geliştirilmesi amacıyla dönemsel olarak “Proje Döngüsü Yönetimi Eğitimi” düzenlemektedir. Bu eğitimlere başvurmak isteyenler Ajansımız web sayfasını düzenli takip edip, eğitim başvurusunda bulabilirler. En yakın tarihte gerçekleşecek olan eğitim programı 1 Kasım 2022 Salı günü gerçekleşecektir ve eğitim programına başvurular açıktır. Bununla birlikte Ajansımız her proje teklif çağrısına özel destek programı bilgilendirme ve eğitim programı düzenlemektedir. SEDEP kapsamında da 21.10.2022 tarihinde eğitim programı gerçekleştirilmiştir. Eğitim programında yapılan sunumlara bu bağlantıdan erişebilirsiniz.
SEDEP kapsamında Ajansımızın yürüttüğü teknik yardım hizmetleri ise teknik yardım masası adıyla devam etmektedir. Teknik yardım masası kapsamında, programa proje sunmak isteyen başvuru sahipleri, proje ön hazırlıklarını tamamladıktan sonra programa veya başvuru süreçlerine dair teknik konularda destek almak üzere randevu almak koşuluyla Ajans uzmanlarıyla bir araya gelebilmektedir. Teknik yardım masası görüşmelerinde, potansiyel başvuru sahipleri, projelerinin programa uyumu, KAYS girişleri gibi alanlarda geri bildirim alabileceklerdir. Teknik yardım masasına başvuru talepleri Ajans web sayfası üzerinden alınmaktadır. Teknik yardım masası başvurularını buradan yapabilirsiniz.
- Soru 9: Kamu kurumları için örnek: eğitimci, eğitim yeri (konferans salonu, kırtasiye giderleri vb.) eş finansman olarak değerlendirilir mi?
Cevap 9: Soru 7’de de cevaplandığı üzere projede görevlendirilen kamu görevlilerinin maaşları projede çalıştıkları süre oranında, belgelendirilmek koşuluyla yararlanıcının (ortaklar dâhil) eş finansmanı olarak kabul edilebilmektedir. Ancak başvuru sahibi, ortak ve iştirakçilerinin proje faaliyetlerinin gerçekleştirilmesine destek olmak amacıyla “gönüllülük” esasına dayalı olarak sağladığı ofis tahsisi, konferans salonu kullanımı, eğitim salonu, ekipmanı kullanımı vb. gibi katkılar ayni katkılardır ve ayni katkılar eş finansman olarak değerlendirilmemektedir.
Soru 10: KAYS'a kurumumuzu ilk tanıtma işlemi aşamasında harf hatası olduğunda düzeltme nasıl yapılmaktadır?
Cevap 10: KAYS’a kurum girişi ya da proje girişi sırasında yaşadığınız özel sorunlara yönelik sorularınızı, teklif çağrısının referans numarasını, açık bir şekilde belirterek, elektronik posta ile sosdestek@ankaraka.org.tr adresine gönderebilirsiniz.
- Soru 11: Proje yürütme ekibini KAYS sisteminde kilit personel kısmına eklememiz uygun mudur?
Cevap 11: Proje ekibinde yer alacak, projenin uygulanması ve yönetilmesini gerçekleştirecek personel (proje koordinatörü) ile projenin ana faaliyetlerinin gerçekleştirmesinden sorumlu olacak personeller (teknik uzman, eğitim sorumlusu, muhasebeci (satın alma faaliyetleri için) vb.) proje kilit personeli olarak değerlendirilmektedir ve bu kişilerin özgeçmişleri KAYS Kilit Personel Girişi bölümüne eklenmelidir.
Soru 11: Proje bütçesinden mobil bir konteynır alımı karşılanabilir mi?
Cevap 11: Program Rehberi 2.3 MALİYETLERİN UYGUNLUĞU bölümünde proje bütçelerinde yer alabilecek maliyetlerle ilgili ayrıntı açıklamalar yer almaktadır. Aynı bölüm “2.3.2. Uygun Olmayan Maliyetler” kısmında “Otomobil, motosiklet, minibüs, otobüs, kaptıkaçtı, arazi taşıtları, panel van, kamyon ve çekici alımı ve kiralanması ile bu işlemlerle taalluku olan giderler” uygun olmayan maliyetler arasında yer almaktadır. Bu kapsamda sunulan projede söz konusu araçlardan biri olarak kullanılacağı değerlendirebilecek mobil araçlar uygun olmayan kalemler olarak yorumlanabilecektir. Bununla birlikte prefabrik konteyner, depolama alanı gibi yapılar projelerde makine, ekipman alımı kapsamında değerlendirilebilmektedir. Program Rehberi 2.3.1. Uygun Maliyetler a) bölümünde “piyasa fiyatlarına uygun olmaları ve projenin uygulanabilmesi için gerekli olmaları koşulu ile yeni makine, ekipman (nakliye, montaj, teslimat vb. dahil)” uygun maliyet olarak ifade edilmiştir.
- Soru 12: Bir belediye ile bir üniversite ortak olarak projeye başvuracaksa üniversitenin ödemeler için bir aracı firma ile mi anlaşması gerekiyor? Belediye ve üniversite aracısız ortak olarak başvuramıyor mu?
Cevap 12: Belediyeler dahil SEDEP için uygun kabul edilen tüm başvuru sahipleri, Program Rehberi “2.1.3. Ortaklıklar ve Ortakların Uygunluğu, İştirakçiler ve İştirakçilerin Uygunluğu, Alt Yükleniciler” bölümünde yer alan “Üniversiteler, İşletmeler, Sivil Toplum Kuruluşları, Kooperatif ve Birlikler, Kamu Kurumları, Mahalli İdareler ve Kamu Kurumu Niteliğindeki Meslek Kuruluşları” ile ortak proje sunabilirler. Ajans destek programlarında aracı firma/kuruluş olarak bir statü tanımlanmamıştır. Program Rehberinde yer alan uygun başvuru sahibi ve ortak kurumların birlikte proje sunmaları için herhangi bir aracı kuruluşa ihtiyacı bulunmamaktadır.
- Soru 13: KDV, ÖTV gibi mal ve hizmet alımında doğan vergiler uygun maliyet olarak kabul ediliyor mu? Yoka vergiler uygun maliyet olmayıp proje başvuru sahibi tarafından mı karşılanmalı?
Cevap 13: Program Rehberi 2.3 MALİYETLERİN UYGUNLUĞU bölümünde proje bütçelerinde yer alabilecek maliyetlerle ilgili ayrıntı açıklamalar yer almaktadır. Proje bütçesini hazırlamadan önce rehberin ilgili bölümlerini incelemenizi önemle hatırlatırız.
Rehberin “2.3.2. Uygun Olmayan Maliyetler” kısmında “Kâr amacı güden başvuru sahibinin katma değer vergisi (KDV) ve Banka ve Sigorta Muameleleri Vergisi (BSMV) giderleri” uygun olmayan maliyetler olarak ifade edilmiştir. Bu kapsamda SEDEP programı için uygun başvuru sahipleri arasında yer alan “Sosyal İşletmeler” ile “Sosyal Fayda Odaklı İşletmeler” için katma değer vergisi (KDV) uygun maliyet olmadığından bu başvuru sahiplerinin proje bütçelerini KDV hariç olarak hazırlaması gerekmektedir. Diğer başvuru sahibi kurum ve kuruluşlar için projeleri kapsamında gerçekleştirilecek olan her türlü harcamaya ait KDV uygun maliyet olarak kabul edilmektedir. Bu nedenle, söz konusu kurum ve kuruluşlar tarafından sunulan projelere ait bütçelerin KDV dâhil fiyatlar üzerinden hazırlanması gerekmektedir.
Soru 14: Merkezi İstanbul’da olan bir STK’nın Ankara şubesi olarak sunacağımız projedeki evrak işlemlerini Ankara şubesi olarak yapabilir miyiz?
Cevap 14: Program Rehberi “2.1.2. Başvuru Sahiplerinin Uygunluğu” bölümünde de belirtildiği üzere yasal şubeleri Ankara’da bulunan kurum ve kuruluşlar, rehberin “2.1.1. Uygun Başvuru Sahipleri” bölümünde yer alan diğer uygunluk kriterlerini de karşılamaları durumunda SEDEP’e başvuru yapabilirler. Bu durumda bulunan STK’lar, şube olarak tabi oldukları iç süreçleri kapsamında, Program Rehberi “3.2.2. Destekleyici Belgeler” bölümünde kendilerinden talep edilen evrakları hazırlama yetkinliğine haiz iseler evrakları şube düzeyinde temin edebilirler. Ancak kendi iç işleyişleri gereği proje sunma ve uygulama rolleri kapsamında merkezlerinden onay almaları gerekiyorsa, destekleyici belge olarak talep edilen yetkilendirme belgeleri ve diğer ilgili belgelerde merkezlerinden alacakları ilgili belgeleri de başvurularına eklemeleri gerekmektedir.
Soru 15: Destekleyici belgelerde talep edilen “Mülkiyet Belgesi” kamu kurumu olan hastaneler içinde KAYS'a yüklenmeli midir?
Cevap 15: Tüm başvuru sahiplerinden proje faaliyetine konu olan arsa/arazi/binaların mülkiyet durumunu, tahsis veya kullanım hakkını gösterir belgeler zorunlu olarak talep edilmektedir.
Soru 16: Meslek Liseleri uygun başvuran kurum olabiliyor, peki Mesleki Eğitim Merkezleri de uygun başvuran kurum mudur?
Cevap 16: Program rehberi “2.1.1. Uygun Başvuru Sahipleri” bölümünde “Kamu Kurum ve Kuruluşları” programın ikinci önceliği için uygun başvuruları arasında sıralanmaktadır. Bununla birlikte Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği başvuru sahibi maddeleri gereği Ajans programlarına gerçek veya tüzel kişiler başvuru yapabilmektedir. Bu kapsamda söz konusu merkezler kamu kurumu niteliği taşıyorsa ve ayrı bir tüzel kişiliğe sahipse, ilgili öncelik için uygun başvuru sahibi olarak değerlendirilebilecektir.
- Soru 17: Başvuru sahibi olan üniversitelerden talep edilen Destekleyici Belgeler arasında yer alan EK E1’e ek olarak “başvuruyla ilgili temsil ve ilzama yetkilendirmeye yönelik alınmış olan karar” istenmektedir. Ek E1’i üniversite adına rektör mü imzalayacaktır? Tatbiki imza kısmını kim imzalayacaktır? Rektör için de yetkilendirme kararı istenmekte midir?
Cevap 17: Başvuru Sahibi olacak üniversiteler, yetkilendirme belgesi olarak hem EK E1'i düzenlemeli hem de yasal düzenlemelerine göre yetkili organlarından alınan kararlarını KAYS’a yüklemelidir. Ajansa proje sunmak isteyen üniversitelerin yönetim kurullarında ilgili üniversitenin Ankara Kalkınma Ajansına proje ismi belirtilerek söz konusu projeyi sunacaklarını ve proje başvuru süreci ile projenin başarılı olması durumunda da uygulanması aşamasında projede üniversiteyi temsile, ilzama ve proje belgelerini imzalamaya yetkili kılınan kişi bilgilerini (isim ,soy isim, unvan) ifade eden bir karar almaları ve bu karar örneğini ilgili yetkilendirme kararı olarak KAYS’a yüklemeleri gerekmektedir. Eğer ilgili Yönetim Kurulu kararı ile üniversiteyi projede rektörün temsil edilmesi kararlaştırıldı ise bu durumda EK E1’in hem “Kurumun En Üst Yetkili Amiri” kısmı hem de “Tatbiki İmza” kısmı rektör tarafından imzalanmalıdır. Ancak üniversite ilgili Yönetim Kurulu Kararında projede üniversiteyi temsilen başka bir kişi görevlendirildiyse bu durumda EK E1’in “Kurumun En Üst Yetkili Amiri” kısmının rektör, “Tatbiki İmza” kısmının ise Yönetim Kurulunda yetkilendirilen kişi tarafından imzalanması gerekmektedir.